The Young Outsider

Biasanya, kebanyakan orang yang membuat surat di Microsoft Word hanya diperuntukkan untuk satu orang. Lalu, bagaimana bila surat diperuntukkan kepada lebih dari 100 orang? Apakah kita harus mengeditnya 100 kali untuk kemudian di-print satu per satu? Tidak perlu. Cukup satu dokumen untuk 100 surat yang sama namun berbeda nama orang yang dituju. Caranya membuat mudah saja. Cukup siapkan dokumen surat dan data nama-nama orang yang dituju surat tersebut.

Microsoft Word telah memberikan kemudahan kepada penggunanya dalam pembuatan surat semacam itu. Fasilitas yang diberikan Microsoft Word yaitu “Mail Merge”. Sebagian besar pengguna Microsoft Word belum mengetahui fasilitas ini. Fasilitas ini memudahkan kita dalam membuat surat dengan format kerangka surat yang sama, namun ditujukan untuk sekian banyak orang dengan nama yang berbeda. Dengan fasilitas ini, pengguna Microsoft Word tak perlu mengedit surat untuk 100 orang. Sekali lagi, cukup satu dokumen untuk sekian banyak nama tujuan surat.

Baik, langsung menuju cara penggunaan. Pertama buka dokumen atau draft surat yang Anda miliki. Kemudian, buatlah dokumen baru (boleh di word atau excel atau database) yang mana terdapat data-data tentang nama atau alamat surat yang dituju.

Kemudian, bagi pengguna Microsoft Office Word 2007, klik tab Mailings, Start Mail Merge, dan pilih “Step by Step Mail Merge Wizard”. Untuk pengguna Microsoft Office 2003, klik menu Tools, submenu Mail Merge. Setelah itu, akan muncul jendela Mail Merge disebelah kanan jendela kerja. Kemudian, baik pengguna Office 2003 maupun 2007, pilih “letters” pada “Select document type”. Kemudian klik “next”. Untuk “select starting document” pilih “use the current document”. Maksudnya Anda akan membuat surat dari dokumen yang sedang Anda buka. Kemudian pilih “Next”.

Pada “select recipients” pilih “use an existing list” lalu klik browse. Nantinya akan muncul jendela “select data source”. Di sana, carilah dokumen tempat data nama-nama orang yang dituju. Kemudian klik Open. Bila dokumen tempat data disimpan menggunakan Excel, akan muncul “data table”. Maksudnya, Anda disuruh memilih pada sheet berapa Anda menyimpan data. Klik OK dan kemudian muncul jendela “Mail Merge Recipient”. Klik OK, lalu klik “next”. Untuk langkah atau step ke 4 sampai ke 6, bisa di “next” saja. Sebab, setelah Anda melewati langkah ke 3, Anda sudah bisa menggunakan fasilitas Mail Merge.

Untuk pengguna Office 2003, pastikan bahwa baris toolbar Mail Merge telah aktif. Caranya, klik kanan pada baris toolbar, lalu klik bagian Mail Merge. Kalau sudah terdapat tanda centang, berarti toolbar telah aktif. Sudah sampai setengah jalan nih. Kalau mau istirahat, istirahat aja dulu. Tapi, kalau sudah dikejar tenggat waktu, lanjut terus.

Nah, data Mail Merge sudah dimasukkan. Sekarang tinggal menyalinnya pada dokumen saja. Letakkan “garis sisip” dimana Anda ingin menyisipkan data tersebut. Lalu, cari pada toolbar Mail Merge “Insert Merge Field”. Akan muncul pilihan dengan nama dari kolom-kolom table. Pilih kolom “nama” jika ingin menyalin data nama, atau “alamat” jika ingin menyalin data alamat. Pilih pada toolbar “Preview Result” untuk menampilkan hasil dari Mail Merger, klik lagi untuk tidak menampilkannya. Atau dapat pula dengan memilih “Highlight Merge Fields” untuk mewarnai area tempat Mail Merge dilakukan. Tapi jangan lupa memilihnya lagi, sehingga saat diprint area tersebut tidak berwarna.

Untuk melihat nama selanjutnya, Anda tinggal mengklik tombol segitiga pada toolbar yang mengarah ke kiri atau ke kanan. Atau tinggal mengetik pada baris ke berapa pada tabel yang memuat nama yang ingin Anda lihat.

Bagaimana dengan print? Anda tinggal mengklik “Finish & Merge” pada pengguna office 2007, kemudian pilih “Print documents…”. Untuk pengguna office 2003, cari gambar printer pada toolbar mail merge, atau gunakan jendela step by step tadi dengan masuk pada langkah ke 6. Pilih “Print”, nanti akan muncul jendela “Merge to Print”, dan Anda dapat memilih “All” untuk print surat dengan semua nama, “current record” untuk print pada halaman yang sedang aktif, atau mengisi “from” dan “to” dengan nomor baris table. Contoh from 1 to 10, untuk print 10 halaman pertama dari 100 nama, misalnya. Kemudian klik OK. Lalu akan muncul jendela Print, klik OK. Printer akan print surat dengan nama yang berbeda-beda.

Dengan fasilitas ini, tak hanya surat yang bisa Anda edit. Penulis sempat mencoba membuat ID Card untuk 192 orang. Karena repot membuat dokumen yang tiap halamannya terdapat satu ID Card (jadi harus membuat 192 halaman ID Card), Penulis memutuskan menggunakan Mail Merge. Hasilnya, yang biasanya 5 jam dihabiskan mengetik nama untuk setiap ID Card, sekarang menjadi 1 jam saja hanya untuk mengetik atau membuat dokumennya. Lebih hemat waktu kan…